Oficinas Virtuales

Concepto

Es un lugar virtual e intangible donde se llevan a cabo tareas de negocios como si se tratase de una oficina física. Principalmente las oficinas virtuales van enfocadas a prestar servicios a los clientes, es decir que una oficina virtual puede ofrecer productos y servicios sin hacer uso de los medios tradicionales, lo cual puede llegar a ser mucho más eficiente, ya que los clientes pueden acceder a la información o servicios las 24 horas del día.

Beneficios de una Oficina Virtual 

Los tiempos cambian cada vez más rápido y eso produce tantas transformaciones que el primer sitio que se ve reflejado es el lugar de trabajo. Cuando una persona comienza a trabajar con cierta autonomía ya no se requiere disponer de un lugar físico especifico fuera de casa para atender a los clientes, recibir llamadas y realizar el papeleo. Las tecnologías se han adaptado tanto a nuestras necesidades que la mejor opción (y la más utilizada actualmente) es tener una oficina virtual en tu propia casa, pero también poder disponer de un espacio común para atender a tus visitas cuando sea necesario.

Los servicios que ofrece una oficina virtual siempre están a favor de los beneficios del público que opta por esta modalidad de trabajo, se ahorran muchos recursos en cuanto a tiempo, viajes de traslados y horas fuera de casa. Algunos de ellos son los siguientes:

• Se puede contar con un número de teléfono alternativo, de uso personal y exclusivo para las tareas que deba realizar. Este nuevo número puede ser el número de la empresa o bien una línea que desvíe hacia al número que se tiene actualmente. En esta modalidad de trabajo las llamadas serán atendidas ofreciéndole al público el nombre del negocio que se elija y se seguirá una serie de instrucciones para guiar al cliente o interesando. Habrá opciones que desviarán la llamada y que podrán finalizar en tu teléfono en el que caso de que lo requieras, o bien comunicarte cuando haya algo importante. Esto se hará bajo un rango horario especifico que por lo general se adecuan a los horarios comerciales.

• Se localizará una dirección de prestigio en dónde los clientes e interesados podrán ubicar su empresa. Esta dirección funcionará como si realmente tuviera una compañía en ese lugar por tanto se podrá utilizar como domicilio a todos los efectos. Cuando llegue la correspondencia, como impuestos, documentos de valor, certificados o paquetería se te avisará directamente para que puedas retirarlo en la recepción del lugar.

• Un beneficio de tener una oficina virtual es que al momento de una reunión con un cliente o bien el mismo realice una visita, será atendido en una recepción, pudiendo gestionar las reuniones y derivarlo a una sala de espera o una sala de reuniones previamente pactada.

Ventajas de una Oficina Virtual

• Menor inversión de puesta en marcha.Si tu empresa está recién comenzando, la oficina virtual puede ser una buena opción. Permite no tener que arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional. También es una opción tentadora si estás pensando ampliar tu negocio en otras zonas geográficas.
• Ahorro de dinero.Al realizar toda la operación en línea y no tener que invertir en el espacio físico, ahorrás dinero no sólo en la inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino en todos los costos de operación habitual: alquileres, servicios. Este ahorro se traduce en precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.
• En todo momento y en todo lugar.Las actividades cotidianas pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con tener los equipos necesarios de comunicación que permitan contactarte con tus clientes: una PC con acceso a internet y un teléfono.
• Horarios flexibles.Para muchas personas trabajar desde su casa o el lugar elegido es una ventaja porque se trabaja más cómodo y además hay flexibilidad horaria. Esto permite también atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados de tu localidad.
• Reducción de tiempos y eventualidades.En algunos casos, aumenta la productividad, ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina física. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos o de tránsito.

Desventajas de una Oficina Virtual

• Dependencia de internet. La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión.
• No todos son capaces de "virtualizar". Por un lado, no todas las actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto. Por otro lado... ¡no todas las personas son capaces de trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere de organización, automotivación y orientación a resultados.
• Dificultades de comunicación. Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente.
• Baja personalización. Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio.
• Dificultades para controlar y coordinar. La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

¿Que tipos de empresas pueden tener una oficina virtual?

Las oficinas virtuales principalmente van enfocadas a empresas multinacionales, medianas y pequeñas, además de también para profesionistas y emprendedores que desean reducir los costos y contar con un domicilio para su empresa o negocio. Las oficinas virtuales son muy comúnmente para tener presencia en diversos lugares, sin la necesidad de contar con un espacio físico, que a menudo suele ser muy costoso.

Actualmente en casi todo el mundo se ofrece el servicio de oficinas virtuales a costos mucho más bajos comparados con el mantenimiento de un lugar físico.

Hoy en día existen miles de empresas de servicios como son los centros de negocios que ofrecen paquetes de oficinas virtuales que se adaptan a todas las necesidades de sus clientes, además de que muchas de ellas te permiten hacer uso de salas de conferencias y lugares físicos donde recibir a tus clientes.

Sin duda el elegir una oficina virtual si estas comenzando con tu negocio ó si deseas tener presencia en otras ciudades es una gran jugada, ya que podrás reducir los costos a un mínimo comparado con una oficina virtual.

Termino "Coworking"

El coworking o cotrabajo es una forma de trabajo que permite a profesionales independientes, emprendedores y pymes de diferentes sectores, compartir un mismo espacio de trabajo (tanto físico como virtual) con el fin de desarrollar sus proyectos profesionales la vez que fomentan proyectos conjuntos.

Es muy importante resaltar que la base del coworking radica en su comunidad. Esto no quiere decir que necesariamente los coworkers tengan que participar de las actividades e iniciativas del espacio, pero sí, que debe de haber un gestor o “community builder” que dinamice y vele por la comunidad. Éste es el principal matiz que lo diferencia de un HUB, oficina compartida o centro de negocios.

Cómo funciona el coworking

El coworking se entiende como una cesión de espacio para que el profesional trabaje en un entorno compartido. Los espacios de coworking deben regirse por una serie de normas de convivencia que permitan que el clima de trabajo sea el adecuado para toda su comunidad.

Podríamos decir que para que un espacio coworking funcione deben cumplirse los siguientes puntos:

• Convivencia y respeto
• Zonas comunes que permitan la conexión entre coworkers
• La figura del gestor del espacio como nexo de unión entre coworkers
• Libertad de acceso
• Membresías o modalidades de precios sencillas y enfocadas al perfil elegido
• Iniciativas y elementos que aporten dinamismo y ayuden a promover ideas
• Continua evolución y rapidez a la hora de ejecutar mejoras.

 Ventajas del coworking

• Permite salir al emprendedor de casa a un coste inferior al del alquiler de un local
• Ayuda a sentirte arropado por otros profesionales y dejar de lado la soledad del autónomo
• Mejora la disciplina y fija horarios
• En ocasiones, impulsa nuevos proyectos con otros coworkers

Enlace Relacionado: http://www.think-progress.com/es/eficiencia-en-el-lugar-de-trabajo/la-evolucion-de-la-oficina-moderna/